Na początku – wyjaśnienie. Wśród ludzi, z którymi pracuję prawie nie ma wedding plannerów (mężczyzn). Jest to w Polsce głównie domena kobiet. I to nie byle jakich kobiet. Więc – nie obraźcie się chłopaki – będę w dalszej części tekstu pisał o wedding plannerkach. A wy – Młodzi, rodzice i wszyscy czytający – pamiętajcie, że na rynku są też mężczyźni.
Ślub i wesele czyli chaos do okiełznania przez wedding plannera
Planujecie ślub i wesele.
Trzeba sporządzić listę gości, przygotować i rozesłać zaproszenia. Znaleźć salę lub inne miejsce, pomyśleć, jak tych gości usadzić, pomyśleć o wystroju, o tym co na stołach – winietki, kwiaty, inne ozdoby. Jedzenie – jakie i ile (a przecież zdarza się, że ktoś z bliskich wymaga szczególnej diety). Restauracja, czy catering? Posiłki wydawane, czy może szwedzki stół i bufet? Co do picia i w jaki sposób? Alkohol? A może bez alkoholu? Samochód do ślubu – własny, z wypożyczalni, a może dorożka lub zabytkowy motocykl? A gdzie postawić samochody? A miejsce dla dzieci i matek karmiących? A kwiaty, konfetti, serwetki? A muzyka – zespół czy DJ? A może trochę tego, trochę tamtego? A może kuzyn przygotuje playlistę? A noclegi? A zdjęcia?
Multum drobiazgów.
I ciągle powracające trzy pytania:
Jak tu o niczym nie zapomnieć?
Jak nie przepłacić?
A co jeśli…? (tu sobie wpiszcie dowolną wątpliwość lub obawę)
A przecież jeszcze chodziłoby o to, żeby nie zwariować z tym wszystkim, z nikim się nie pokłócić, nie załamać się i po prostu świętować, najpiękniej jak to możliwe. Ludzie czasem myślą: skoro chcemy zaoszczędzić, to po co zatrudniać kolejną osobę? Po co nam konsultantka ślubna, przecież to nic takiego ostatecznie, umiemy zaplanować wakacje i zrealizować projekt w pracy, to i z weselem sobie poradzimy.
Warto jednak spojrzeć na to z innej strony: przemyślenie wszystkich elementów i możliwości, przejrzenie ofert setek firm i usługodawców, podzwonienie, porozmawianie, spotkania-to są setki godzin intensywnej pracy. A także niezły chaos do uporządkowania i okiełznania, proces do przeprowadzenia. Młodzi w euforii ślubnych przygotowań zajmują się wszystkim na raz. Często przez to szybko tracą entuzjazm i czują się przytłoczeni, zestresowani, zmęczeni.
I tu właśnie pojawia się postać dobrej wedding plannerki ze wszystkimi jej tajemnymi mocami.
Na dawnych dworach książęcych i królewskich zawsze był człowiek zwany “mistrzem zabaw i uroczystości”. Byli to ludzie wielu talentów, choć prawie niewidzialni, którzy jednak odpowiadali za planowanie i realizację każdego detalu uczt, balów i świąt – od zamawiania mąki i jajek, przez budowanie dekoracji i pilnowanie porządku zdarzeń, aż po sprowadzanie słoni i wielbłądów – jeśli władca sobie tego życzył. Dobry mistrz był na wagę złota i koronowane głowy nierzadko biły się o niego. Kimś takim właśnie jest dzisiaj wedding plannerka lub też konsultantka ślubna. To osoba profesjonalnie zajmująca się organizacją i koordynacją ślubów i wesel. Nie jesteście pewni, czy taka osoba jest wam potrzebna? Albo czym się tak naprawdę zajmuje i czy warto ją zatrudnić? To poczytajcie.
Wedding planner – kto nim jest, a kto nie jest
Na pewno macie w rodzinie i wśród przyjaciół ludzi, którzy zawsze wiedzą co zrobić, jak będzie najlepiej, którzy pomagają wam w podejmowaniu rozmaitych decyzji. Czasami są oni nie do przecenienia. Czasami – nie do wytrzymania. Każda przyjaciółka, kolega, brat, czy ciotka, która ma znakomite pomysły, umie słuchać i chętnie was w czymś wyręczy (a wy jej lub jemu ufacie), jest wspaniałą pomocą. Ale żadne z nich nie jest wedding plannerką. I może zająć się tylko jakimś fragmentem weselnej układanki.
Wedding plannerka jest z zewnątrz. Słucha, zamienia wasze myśli i pomysły na konkrety, towarzyszy, porządkuje, koordynuje, a jeśli trzeba – ratuje sytuację. Choćby nie wiem jak przejęta waszym ślubem i weselem – ma chłodną głowę i dystans, co pozwala jej na racjonalne działanie, również pod presją. Zajmuje się tym, czym wy niekoniecznie chcecie i powinniście się tego dnia zajmować.
W rozmowie z wedding plannerką mówicie o waszych marzeniach, potrzebach i możliwościach, o potrzebach i oczekiwaniach swoich bliskich, a także o ograniczeniach, obawach, wątpliwościach – o wszystkim, co jest dla was tego dnia ważne, i co należy uwzględnić. Kiedy waszymi wedding plannerkami będą mama, ciocia i przyjaciółka – może być dużo trudniej. Jesteście z nimi w innej relacji. Trudniej upierać się przy swoim, trudniej odmawiać, trudniej spokojnie decydować. Chcecie po swojemu? Znajdźcie swoją konsultantkę ślubną, swoją własną mistrzynię zabaw i uroczystości (nie mylić z mistrzynią/mistrzem ceremonii, bo to zupełnie kto inny). Z bliskimi i ze sobą ustalcie, co jest ważne, o co koniecznie trzeba zadbać (w tym na przykład o róże, bo mama je kocha, lub o walc Brahmsa, bo od zawsze w rodzinie się go słuchało). Ale pamiętajcie zawsze, że jeśli organizuje to osoba z zewnątrz – macie większą wolność i swobodę. Dlatego żadna ciocia, przyjaciel ani sąsiadka, ani nikt nie będzie w stanie jej zastąpić.
Często słyszę, że ja sam – z moim doświadczeniem w branży ślubnej, pomysłami i energią – mógłbym pracować jako konsultant ślubny, ale myślę, że tę rolę warto jednak zostawić profesjonalistom, choć jeśli będzie taka potrzeba, zawsze chętnie doradzę.
W czym wedding planner może wam pomóc?
Wasze święto to piękny i duży projekt, a wedding plannerka jest tego projektu współtwórczynią i zarządcą. Zadaniem konsultantki ślubnej jest przede wszystkim znalezienie idealnego balansu pomiędzy waszymi marzeniami i pomysłami (miejsce, goście, elementy planu wydarzeń), rzeczywistością (terminy, harmonogram, miejsca) a możliwościami (budżet). I pilnowanie, żeby ten balans był właściwie utrzymany do samego końca. Możecie jednak zdecydować, czy chcecie powierzyć jej całość przygotowań i koordynacji tego dnia, czy też tylko część.
Całościowa obsługa ślubu i wesela
Moje ulubione specjalistki od wesel zazwyczaj zachęcają Młodych do powierzenia im takiego właśnie zadania – to zmniejsza ryzyko niedomówień, nieścisłości i potencjalnych wpadek. W ramach takiej usługi wedding plannerka będzie z wami na wszystkich etapach – od pierwszych pomysłów i planowania, aż po noc weselną. Zajmie się przede wszystkim:
- przygotowaniem i kontrolowaniem budżetu
- przygotowaniem harmonogramu przygotowań i zarządzaniem nim
- współtworzeniem – według waszych życzeń – wizji ślubu i wesela
- umiejętnym rozdzieleniem zadań
- znalezieniem idealnych usługodawców i wykonawców oraz skutecznym kontaktem z nimi
- dopinaniem szczegółów umów
- potwierdzaniem ustaleń
- koordynacją całego dnia (zostaje z wami zazwyczaj do pierwszej lub drugiej w nocy)
Wedding planner zorganizuje dla Ciebie każdy rodzaj ślubu i wesela jaki Ci się zamarzy: w plenerze, na luzie, z motywem przewodnim czy ślub humanistyczny. Ale też doradzi, rozwieje wątpliwości oraz umiejętnie potowarzyszy w chwilach napięcia czy stresu. Dobra konsultantka jest też najczęściej jedno lub dwuosobowym sztabem kryzysowym i opanowuje sytuację, kiedy nagle wysiądzie prąd, zepsuje się samochód, albo kiedy potrzeba środków przeciwbólowych, agrafki lub szpilki, białej nitki lub nawilżanych chusteczek.
Obsługa częściowa
Możecie zdecydować, że pomoc i wsparcie profesjonalistki będzie wam potrzebne tylko na jakim konkretnym etapie. Wówczas jest możliwość umówienia się na współpracę obejmującą tylko na przykład:
- pomoc w przygotowaniu budżetu i harmonogramu
- pomoc w zaplanowaniu i rozdzieleniu zadań i działań zarówno na etapie przygotowań, jak i podczas samego wesela
- pomoc w znalezieniu odpowiednich usługodawców (sala, samochód, catering, kwiaty etc.)
Natomiast rzadko zdarza się, żeby solidna i profesjonalna wedding plannerka zgodziła się koordynować wesele, którego nie przygotowywała – i nic w tym dziwnego, trudno bowiem brać odpowiedzialność za coś, czego się samemu nie stworzyło. A odpowiedzialność jest ogromna – w końcu chodzi o wasze święto, waszą radość, satysfakcję i spokój ducha.
Wedding planner – za co tak naprawdę płacicie
W 2021 roku organizowałem własny ślub i choć udało nam się wszystko popodpinać, to z dzisiejszej perspektywy wiem, że przydałaby się nam wówczas konsultantka ślubna z prawdziwego zdarzenia. Przygotowywaliśmy kameralne wydarzenie, mieliśmy wsparcie przyjaciół, a ponadto wydawało mi się, że wiem wszystko o organizacji ślubu i wesela, i wiem czego się spodziewać, więc robiliśmy wszystko sami. To było w jakiś sposób piękne, ale to, co wydarzyło się po drodze, mogłoby kogoś nieznającego branży ślubnej wyprowadzić z równowagi i mocno pokrzyżować szyki.
Rurę w kuchni, albo wtryski w samochodzie też możesz naprawić sam/a. Ale jednak wołasz hydraulika czy mechanika. Kolega z wojska pewnie wie, jak nastawić zwichniętą kostkę – ale jednak idziesz do lekarza. Dorastając (powoli) do swojego wieku, pracy, zadań życiowych, uczę się, żeby oddawać sprawy innym ludziom. Za pieniądze. Czasem łatwiej je zarobić, niż zajmować się sprawami, które wysysają energię i siły życiowe. Oraz dobry nastrój i możliwość skupienia się na tym, co dla was tego dnia jest najważniejsze.
Prawdziwe specjalistki od planowania ślubów i wesel mają:
- wiedzę o sytuacji w branży i doświadczenie (oraz intuicję)
- bazę sprawdzonych, godnych polecenia usługodawców i rozwiązań
- umiejętność słuchania
- umiejętność porządkowania chaosu i planowania
- gotowość i otwartość na wasze potrzeby
- milion pomysłów z rękawa niezależnie czy to ślub w stylu glamour, rustykalny czy wesele w stylu folk
- umiejętność przewidywania nieprzewidywalnego
- umiejętność szybkiego reagowania w sytuacjach awaryjnych
- nerwy jak postronki i umiejętność szukania rozwiązań
- umiejętność komunikacji
- umiejętność pracy w zespole i zarządzania ludźmi
To one ogarną „plan awaryjny”, polecą ludzi i miejsca, z którymi warto współpracować, a także odradzą, jeśli trzeba (pijani muzycy, nieterminowi dostawcy, niemiła obsługa i restauracja z nieświeżym jedzeniem nie jest przecież tym, o czym marzycie). Znają wszystkie plusy i minusy miejsc i usługodawców, a jeśli jeszcze nie znają, to dowiedzą się dla was wszystkiego. Tak naprawdę więc, poza wszystkim innym, płacicie przede wszystkim za swój zaoszczędzony czas. I za swój spokój. Za ulgę i za pewność, że wszystko będzie tak, jak sobie wymarzyliście, nawet jeśli zdarzy się coś nieprzewidzianego.
TUTTO PIANO jak mawiają Włosi.
Wszystko powoli czyli w rytmie slow.
Powoli – czyli dajcie sobie czas do namysłu. Ale powoli oznacza również “powoli”, czyli zgodnie z waszym życzeniem. Pomyślcie o tym, co lubicie robić, a czego nie. Ile realnie macie czasu i przestrzeni na przygotowania. Czym na pewno chcą i mogą się zająć wasi bliscy (drużbowie, druhny, rodzina), a jakie obowiązki i prace chcecie jednak oddelegować. Zatrudnienie wedding plannerki absolutnie nie wyklucza się z waszym i waszych bliskich udziałem w procesie planowania oraz w przebiegu samego ślubu i wesela. Trzeba tylko znaleźć właściwą osobę. Z wedding plannerką jest jak z fotoreporterem ślubnym. Warto poświęcić chwilę na rozmowę i spotkanie, żeby wiedzieć z kim chcecie pracować. Możecie potrzebować wedding plannerki, która tylko doradza, konsultuje, pomaga załatwiać i jest w miarę niewidoczna. A może potrzebujecie kogoś, kto będzie wam towarzyszył bardziej, bliżej, będzie pomocną dłonią i podporą w chwilach nerwów? Wybierajcie wedle własnego uznania i potrzeb.
Jako fotoreporter ślubny jestem częścią waszego święta i też muszę z koordynatorką całego wydarzenia współpracować. I tak samo, jak we współpracy z Młodymi, tak i tu liczy się wzajemne zaufanie i porozumienie. Różnie to było ze mną, jeśli chodzi o współpracę z wedding plannerami. Zdarza się nie najlepiej trafić. Lecz aktualnie, jeśli tylko mam możliwość, to polecam moim parom takie usługi. Bo to jest osoba, która swoją pracą i działaniem pomoże wam przeżyć ten dzień po swojemu, z radością, spokojnie i naprawdę. Zdejmie wam z głowy i serca mnóstwo spraw, zapewnia wam czas i przestrzeń na rozmowy, tańce, wariactwa, śmiech i odpoczynek – na to, co naprawdę dla was się liczy. Żebyście spędzili ten czas całym sercem ze swoimi bliskimi. Żebyście czuli się sobą. Żebyście czuli, że to wasz dzień, wasza noc, wasze święto.
Dlatego z radością polecę wam sprawdzone, znakomite wedding plannerki, które znam. Pytajcie śmiało. A jeśli interesuje Was fotograf ślubny doświadczony w pracy w tandemie z wedding planner’ami to nieskromnie polecam swoje usług i reportaż ślubny w moim wykonaniu.
A na zdjęciach mój ulubiony “TEAM” który zatroszczy się o Was, o Wasze wesele i spokój ducha! Ola i Kasia, które kryją się za marką Czarry Marry !
Moje TOP 5 Konsultantek ślubnych:
